עולם חדש - ללא נייר

הצורך לחתוך הוצאות גורם לשינוי בהרגלי עבודה, בניהול המשרד, ואף בניהול ארכיון המסמכים של חברות. אמנם קשה לדמיין ארכיון ללא הריח הטחוב של מסמכים מצהיבים שמאוחסנים שנים ארוכות בתוך חדרון סגור. וכמעט בלתי אפשרי לחשוב על ארכיון ללא אלפי קלסרים עבי קרס, מדפים צפופים ומחנק, אבל בחברות רבות קיימים כבר ארכיונים כאלה— ארכיונים מהדור החדש, 100% דיגיטליים, ללא נייר.

כבר ב- 2009 פרסם כלכליסט ידיעה על הצרות הבלתי צפויות של חברת הענק HP. המשבר הכלכלי שהחל ב-2008, גרם לחברות רבות לקצץ בכל הוצאה אפשרית, כולל עלויות הדפסת מסמכים במשרד. כאשר העובדים מתבקשים להדפיס פחות, ולהשתמש (הרבה) יותר בחלופות כגון אימייל או הודעות SMS, חברת HP סובלת. המגמה של "משרד ללא נייר", שגברה בשנים האחרונות, גרמה לירידה חדה במכירות הדיו וכתוצאה מכך החברה הותיקה, מיצרניות המדפסות המובילות בעולם, מצאה את עצמה במשבר משלה.
הצורך בחסכון גורם לשינוי בהרגלי עבודה, בניהול המשרד, ואף בניהול ארכיון המסמכים של חברות. אמנם קשה לדמיין ארכיון ללא הריח הטחוב של מסמכים מצהיבים שמאוחסנים שנים ארוכות בתוך חדרון סגור. וכמעט בלתי אפשרי לחשוב על ארכיון ללא אלפי קלסרים עבי קרס, מדפים צפופים ומחנק, אבל בחברות רבות קיימים כבר ארכיונים כאלה— ארכיונים מהדור החדש, 100% דיגיטליים, ללא נייר. במקום לבזבז הון על אין ספור ארונות, שטחי משרד, שירותי אחסון מרוחקים, ותשלומים עבור שרותי אחסון וגניזה - ניתן לרכז הכל על גבי תקליטור DVD . תקליטור אחד (בלבד!) יכול להכיל את כל המסמכים שנסרקים ישירות למחשב. החיסכון אדיר והתוצאה של השינוי: מערכת קלה, פשוטה, זולה ויעילה למציאת כל מסמך בלחיצת כפתור.
מנייר למחשב
גם אם הרעיון של סריקת מסמכים ארכיוניים וסריקת מסמכים ישירות למחשב נשמע הגיוני, משכנע ומלהיב – בינינו, די במבט אחד על הכמות הבלתי אפשרית של קלסרים וניירות כדי לזנוח מייד את השינוי. אם כך, האם זה רעיון בר-ביצוע?
בעזרת מערכות חכמות שתוכננו במיוחד למטרה זו ניתן לבצע תהליך של סריקת מסמכים ושילובם ישירות במערכת הממוחשבת. כמובן שנדרשת השקעת משאבים, אבל לטווח הארוך זה משתלם ואף בלתי נמנע. בעזרת חברות מתמחות ניתן לבסס תהליך מובנה של צעדים מוגדרים, וזה לכשעצמו מקרב את העסק למטרה. כך גם קרה בפרויקט השאפתני של הניו-יורק טיימס.
ב-2008 החל העיתון הוותיק שנוסד ב- 1851 פרויקט בשם TimesMachine כדי להעביר את הארכיון לפורמט דיגיטלי. איך הם עשו זאת? צוות הפרויקט היה זקוק למידע ולכוח מחשוב. המידע היה כמובן זמין ונערם לערימות נייר בלתי אפשריות במשך 160 שנה.
בשלב ראשון נעשתה סריקה מסודרת של לא פחות מ- 3.3 מיליון מאמרים. כל זה הצטבר למאות אלפי קבצים בפורמטים כאלה ואחרים. את כל המידע הדיגיטלי הצליח הצוות לעבד בעזרת כוח מחשוב של אמזון, בפחות מ- 36 שעות, כדי שניתן יהיה לאחזר כתבות ולהתמצא בהיקף העצום של החומרים. כיום TimesMachine הוא ארכיון שניתן כשירות חינמי למנויי העיתון.
יתרונות הארכיון הממוחשב רבים:

1. חיסכון משמעותי בשטחי אחסון, וכתוצאה מכך הפחתה משמעותית בתשלומי השכירות והארנונה. ובנוסף, חיסכון בעלויות בית ארכיב וגנזך.
2. חיסכון בשעות עבודה של עובדי החברה שמוקדשות באופן רגיל לעבודת מיו מסמכים, תיוק, איתור מסמכים וכו'.
3. יכולת שליטה על המידע ההיסטורי מיום הקמת החברה.
4. יכולת אחזור מסמכים וכל מסמך נוסף שקשור אליו.
5. אבטחת מידע באמצעות קידוד המסמכים והגבלת הגישה אליהם למשתמשים מוגדרים.

לסיכום, הטכנולוגיה מתפתחת ומציעה פתרונות חכמים שמקרבים עסקים לחזון של משרד ללא נייר, עם זאת יש להיערך לשינוי כדי שיתבצע בקלות ובמהירות. זהו תהליך שהארגון צריך להיות מחויב לו לאורך כל הדרך.

כותב המאמר:
אשר גליקמן, מנכ"ל חברת- MPL חברה העוסקת במערכות ניהול ואחזור מסמכים, וניהול משרד ללא נייר. MPL מתמחה במתן פיתרונות ייחודיים למגזר הפרטי, המוניציפאלי, המוסדי, וההנדסי.
http://www.mpl-way.com/