ניהול מסמכים חכם להגשמת חזון המשרד ללא נייר
[משרד ללא נייר] הוא מינוח מאוד נדוש בשנים האחרונות והוא מוזכר כמעט בכל שיחה הדנה בהעברת המשרד האנלוגי למשרד דיגיטלי. חשוב להבין שהמושג משרד ללא נייר הוא לעתים קרובות יותר מהתרגום הפשוט של המשפט – "משרד ללא נייר".
העובדה היא שלמרות הכרזות, הצהרות ונבואות של עתידנים טכנולוגיים מלפני דור, עדיין לא הפסקנו להשתמש בנייר, להיפך,אנחנו צורכים יותר ויותר נייר, והראיה היא כמות המדפסות המפארות כל בית, משרד, עסקים, ארגונים ומוסדות.
הביטוי "[משרד ללא נייר]" (paperless office) הפך להגדרה אוטופית כשמנסים להסתכל קדימה לעתיד נקי יותר, דיגיטלי יותר, ממוחשב יותר וירוק יותר. בדרך כלל כשמדברים על "משרד ללא נייר" מתכוונים שרוב הנייר במשרד יוחלף במסמכים דיגיטליים וכל הקלסרים, הקרטונים וערמות הנייר ייעלמו מהנוף המשרדי.
ארכיון דיגיטלי עכשיו!
לצערנו עם השנים הורגלנו לצרוך ולהשתמש בכמויות עצומות של נייר כמעט בכל פעולה בחיינו ויצרנו "מערכת יחסים" עם המושג נייר. נראה כאילו לעולם לא נוכל לנטוש את המערכת הזו ולהפסיק את השימוש בנייר. לו רק כל אדם היה עושה את ההשתדלות שלו לצמצם את השימוש והצריכה של נייר בביתו ובארגון בו הוא עובד, בטוח שהיינו יכולים להקטין את בזבוז הנייר ולהגשים את החזון של "משרד ללא נייר".
ביקור שערכתי אצל לקוח מוסדי גדול חשף בפניי ארכיון מסמכים גדול מימדים ששטחו מאות מטרים רבועים. מאות אלפי תיקיות נייר שהבלאי הטבעי נתן בהן את אותותיו תלויות על ברזלים, אחת צמודה לשנייה, ריח של ריקבון נייר נישא באוויר, והמחשבה על שריפה מקרית שעלולה לפרוץ במקום או שיטפון מפתיע העלתה בי חלחלה לנוכח המחשבה על אבדן המידע הרב המצוי בתיקיות הרבות.
משרד ללא נייר – החזון והגשמתו
העובדה הפשוטה היא כי ככל שיש יותר נייר במשרד יש תוספת של עומס על סביבת העבודה שלך. חוסר ארגון של המסמכים הרבים מוביל לתחושה כללית של חוסר ארגון כללי במשרד עצמו. נייר ניזוק בקלות ובמהירות, הוא חשוף לשריפה, רטיבות, הצהבה, שיטפון והוא יכול בקלות ללכת לאיבוד (או "לעבור דירה" ממגרה למגרה מבלי שאיש ימצא אותו) מה שיכול להוביל לתסכול כללי במשרד.
רוב החברות שביצעו דיגיטציה במשרד, סרקו את המסמכים שלהן והכניסו [תוכנה לניהול מסמכים] ([ארכיון דיגיטלי]) מדווחות על שיפור דרמטי ופרודוקטיביות גבוהה מבעבר.
עובדי הארגון כבר לא צריכים לבזבז זמן רב ולרוץ ממשרד למשרד ומשולחן לשולחן כדי למצוא מסמך מסוים.
איך מתפטרים מהניירת המשרדית?
בזבוז הזמן המושקע בחיפוש מסמכים עלול לעלות מיליונים רבים לארגון גדול ומסונף וההשקעה החד פעמית בהתקנת [מערכת ניהול מסמכים] ([ארכיון דיגיטלי]) עשויה לחסוך כסף רב ולהפוך את סביבת העבודה למודרנית ומתקדמת.
עסקים, חברות ומשרדים צוברים מידי שנה מאות ואלפי מסמכים והם מאחסנים אותם בדרך כלל בארכיון מאולתר או במשרד שהוגדר לצורך כך. אחסון המסמכים הרבים של הארגון בארכיון המסמכים עולה כסף, זמן ומקום. בנוסף, כדי לאתר מסמך יש לסמוך על כך שהוא אכן תויק במקום המתאים, ואם הוא נשלף בעבר – הוא הוחזר למקומו.
אם כן, לאור ההקדמה הארוכה הזו, כיצד ניתן להיפטר מערמות הנייר, לעבור לעבוד בסביבה נטולת נייר ולייעל את העסק?
ניהול מסמכים
יש צורך בשילוב של לפחות שני מרכיבים: [תוכנה לניהול מסמכים] ([ארכיון דיגיטלי] ממוחשב) וביצוע [סריקת מסמכים] כך שכל מסמכי הנייר שלא יוצרו על ידי התוכנות המשרדיות וקיימים כבר כקבצים, ייסרקו ויהפכו לקבצים דיגיטליים.
שימוש בתוכנות סריקה, תוכנות [ניהול מסמכים] והליך [סריקת מסמכי]ם עולה כסף והוא כרוך בהשקעה לא קטנה, אך תוך זמן קצר הוא מכסה את עלותו וחוסך כסף רב ושטחי אחסון במשרד. הוא חוסך זמן עבודה יקר והוא גם ירוק יותר.
סריקת מסמכים
סריקת מסמכים מאפשרת לארגון לחסוך משאבים של זמן וחומרים. סריקה של מסמכים מייצרת קבצים דיגיטליים באיכות גבוהה אשר זהים למסמך המקור. סריקת מסמכים מפנה שטח במשרד וחוסכת כסף בניהול השוטף.
סריקת מסמכים היא מרכיב חשוב כדי לעבור ל"משרד ללא נייר" כך שתוכלו להיפטר מהמסמכים הרבים ולעבור את תהליך הדיגיטציה בקלות.
במקום לייצר מסמכים (עלויות נייר, דיו, זמן) להשתמש בפורמט הקובץ הדיגיטלי מבלי להדפיס את המסמך. כשצריך לייעד את המסמך לגורם כלשהו, יש לעשות זאת באמצעי אלקטרוני (מייל או פקס מהמחשב).
תוכנת ניהול מסמכים
לאחר שמסמכי הארגון נסרקו וקיבלנו קבצים דיגיטליים בפורמט הרצוי שהוגדר מראש, זה הזמן להתקין [תוכנת ניהול מסמכים]. התוכנה מאפשרת לקלוט מסמכים חדשים בכל עת למערכת באמצעות מודול סריקה חכם. [ניהול מסמכים] באמצעות תוכנה מתאימה מאפשר זיהוי באופן אוטומטי של ברקודים המודבקים על המסמך (הברקוד "מלמד" את התוכנה על מהות המשרד ומיקומו הרצוי).
לתוכנת ניהול מסמכים טובה יש יכולות זיהוי טקסט תוך כדי סריקה (באמצעות OCR), היא יכולה להמיר פורמטים של קבצים, להתממשק למערכת ERP, לתת שמות באופן אוטומטי לכל קובץ, לבצע חיפוש מהיר כדי לשלוף כל קובץ שרוצים באמצעות הקלדת מילות חיפוש ועוד ועוד.
מערכת ניהול מסמכים עובדת כמודול המשתלב בתוכנות ERP והיא יכולה לפעול גם כתוכנה נפרדת ועצמאית. הכול תלוי בדרישות הארגון.
חברות המציעות פתרונות ליצירת "משרד ללא נייר", בדרך כלל גם מספקות שירותי סריקה להמרת מסמכים בכמויות גדולות לקבצים דיגיטליים, באמצעות סורקים תעשייתיים מהירים ותוכנות OCR המאפשרות לבצע חיפוש בתוכן המסמכים בקלות.
המאמר נכתב ע"י מנהל האתרים:
דוקיומנטס - ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי, חברות לסריקת מסמכים.
http://www.documents.co.il
סקאנבוק - שרותי סריקה, ארכיון דיגיטאלי ממוחשב, סריקת ספרים, סריקת תמונות, מכירת סורקים לסריקת ארכיונים.
http://www.scanbook.co.il
PDF to WORD – המרת קבצים, pdf ל word - , המרת, pdf המרת קובץ , pdf - תוכנה להמרת קבצים, pdf ל , word - המרת pdf ל. word –
http://www.pdftoword.co.il/
Rent A Scanner - סורקים להשכרה, השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיון מסמכים, מכירת סורקי מסמכים מקצועיים.
http://rentascanner.co.il
מסמכים - אתר אינפורמטיבי בנושאים: ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון אלקטרוני, סריקת ספרים. http://mismachim.co.il
