לאומי משדרג את מערך הפלט הארגוני לתשתית אחידה על בסיס תוכנת טפסים דינאמייםFreeForm של אוטופונט

תוכנת ה- FreeForm תשמש תשתית של שירותי הפקת פלט במתכונת SOA, אליה מועברות בהדרגה המערכות היישומיות הסניפיות בבנק

אוטופונט מציינת: FreeForm מבשרת על תחילתו של עידן חדש, בו הארגון לא צריך יותר להקצות תוכניתנים יקרים על מנת לפתח טפסים. לשם כך מספיק להכיר MS Word

אוטופונט הודיעה כי תוכנת ה- FreeForm מפיתוחה, נבחרה על ידי בנק לאומי לשמש כתשתית רוחבית להפקת הפלט הסניפי. ישומים רבים ומגוונים בבנק ישתמשו בצורה אחידה בתשתית ה- FreeForm להדפסת מסמכים ללקוח, הפקת קבצי PDF לארכוב בארכיון דיגיטלי, ושאר ערוצי פלט.

אוטופונט פועלת בתחום של הפקת פלט אוטומטי ומסמכים חכמים, ולאחרונה דורגה במקום הראשון בישראל בתחום מערכות ניהול פלט על ידי STKI, כאשר במקום השני והשלישי נס ומטריקס.

פתרון הפלט הארגוני של אוטופונט משרת את מרבית הבנקים בישראל, כולל בסביבות האונליין הסניפיות התובעניות, עם כ- 30,000 משתמשים בפרישה גיאוגרפית ברשת מרחבית (WAN) של למעלה מ- 1,000 סניפים. על בסיס המערכת נבנו אלפי תבניות טפסים פעילים.

"מהניסיון שלנו, במערכות הסניפיות לבדן מפיקים הבנקים הגדולים בישראל מאות מיליוני דפים מודפסים בשנה. מערכת ה- FreeForm חוסכת לארגונים את הצורך להפיק טפסים מודפסים מראש בבתי דפוס", אמר יובל בן-זאב, מנכ"ל אוטופונט. "מעבר לכך, אנו תורמים ישירות לחסכון מהותי בעלויות תפעול והדפסה, עם דינאמיות וגמישות המאפשרות להפיק מסמכים לערוצי הפצה שונים, ולשלוט על הפלט בכל טרנזקציה. למשל, בפעולה טלפונית אין צורך להדפיס מסמך על נייר אלא מספיק לייצר קובץ לארכיון בלבד, וכך נחסך נייר באופן אוטומטי, והבנק יפעל באופן יותר ידידותי לסביבה".

אוטומציה ודינאמיות של פלט בתקשורת לקוח
FreeForm הינה תשתית פלט מודרנית המבוססת על הטכנולוגיות החדישות בעולם הפלט, ומהווה מהפכה בנושא הפקת הפלט הארגוני. המערכת מטפלת באופן דינאמי בהתניות שונות הנובעות מהמידע המופק, ויודעת לשלב אוטומטית נתונים ספציפיים לכל הפקה (למשל לוגו של בנק כזה או אחר, נתוני לקוח ממערכות ה- CRM וכו'). טפסים מופקים בצורה דינאמית לפי כמות הנתונים וסוג הנתונים, כולל טבלאות דינאמיות, הופעה והעלמה של פיסקאות, חוזים דינאמיים, ועוד.
בארגונים פיננסיים בעיקר, כמות השינויים הנדרשים בפלטים הארגוניים גבוהה במיוחד – הן לאור הרגולציה והן לאור צרכים עסקיים פנימיים. לצורך זה, פלטפורמת FreeForm מספקת מענה של יכולת ביצוע שינויים ותיעודם בהתראה קצרה. כמו כן מתאפשרת גמישות עסקית מירבית ללא צורך בשילוב תוכניתנים וללא צורך בשינוי באפליקציה. בכך מתקיים חסכון גבוה וברור בהוצאות התפעול והמחשוב.

מפתחים טפסים ב- WORD ולא בסביבת תכנות
יתרון מובהק וייחודי של מערכת ה- FreeForm הינה סביבת העריכה בה מפתחים טפסים. סביבה זו כוללת את תוכנת WORD של מיקרוסופט תחת מעטפת ניהול ובקרת תצורה. פיתוח טפסים הופך להיות משימה שאנשי הביזנס בארגון יכולים לבצע מבלי להזדקק לתוכניתנים, כפי שנדרש במערכות אחרות. "זוהי מהפכה של ממש", מציין יובל בן-זאב. "המערכת הישנות הקיימות בשוק הינן קנייניות, והלקוח נדרש ללמוד לתפעל כלים מורכבים ומסובכים. אוטופונט מביאה חידוש ויעילות עם מערכת בה תכנון הטפסים מבוסס על WORD שכולם מכירים ויודעים. המסר שלנו: לא צריך יותר תוכניתנים יקרים בשביל לפתח טפסים. ידע ב- WORD של מיקרוסופט – ואתה כבר לא רחוק מלהיות עורך טפסים".

לאומי מיישם באמצעות אוטופונט ארכיון הדפסות דיגיטלי – חסכון בהדפסות, להיות ירוק
מערכת ארכיון ההדפסות הינה דוגמא ליישום של טכנולוגיית טפסים לטובת שיפור השירות ללקוח, ויחד עם זה להגברת יעילות ולחסכון בעלויות.
המערכת הבנקאית נדרשת ע"י הרגולציה לשמר קבלות של פעולות בארכיון למשך 7 שנים. הארכוב הפיזי הוא מנגנון מסורבל, איטי ויקר. כל טופס קבלה סניפי (עותק לסניף) היה נשמר בסניף. בסוף יום העבודה מורשה החתימה עבר על הטפסים לשם בקרה ואישור, והטפסים נשלחו לאתר הארכיב לשם אחסון בארגזים. ברור כי העלויות גבוהות – שינוע, אחסון ובינוי. אולם מעבר לכך, השירות ללקוח במקרה של דרישה לאחזור היה איטי, ודרש הזמנה של הלקוח לשליפה של האסמכתא, וכמובן מספר ימים שנדרשו על מנת לאתר את החומר בין הררי החומר ולשלוח אותו לסניף.
יובל בן-זאב מציין כי "כמות הפעולות הסניפיות בבנקים הגדולים בישראל הינה עצומה, מדובר במאות אלפי פעולות ליום בכל בנק. מדובר בכ- 50 עד 100 מיליון אסמכתאות כתובות לפעולות בסניף – לכל אחד מהבנקים! מכמות זו נגזרת העלות הגבוהה של השינוע ואחסון, והמורכבות הרבה באחזור המידע".

השלב הראשון בארכיון טיפל בסניפים הטלפוניים (לאומיקול). באמצעות המערכת של אוטופונט, תוכנן הטופס כך שלא יודפס אלא יופק כמסמך אלקטרוני בפורמט PDF, וכך יוכל להשלח אוטומטית ומיידית לארכיון. מערכת ה- FreeForm מאפשרת כבר בשלב עיצוב הטפסים להגדיר את השדות שישמשו לצורך מפתחות אחזור, וכך כל נושא ניהול הארכיון יכול להיות מנותק לחלוטין מהמערכות התפעוליות השוטפות. שוב יש דגש על יעילות – אין צורך "לפתוח אפליקציה" לטובת הארכיון.

בשלב השני ניתן היה לבטל את הדפסת העתקי הפעולות שהיו נשארים בסניף ובארכיב. בשלב זה הופק תוצר חדש וייחודי: התברר כי כל המידע על פעולות הופך להיות נגיש וזמין – מיידית בכל רגע. אין צורך לחכות לסוף היום על מנת לאשר פעולות שבוצעו במהלך היום, אלא אפשר בכל נקודת זמן לקבל דו"ח פעילות עד לאותו רגע.

דו"ח הארכובים החדש שניתן להפיק בכל נקודת זמן, מפרט את כל הפעילות שמבצעים הפקידים בסניף, וכולל נתונים על הפעולות – סוג הפעולה, סכומי פעולה וכו'. מורשה החתימה לא צריך להמתין לסוף היום על מנת לבצע את הבקרות הנדרשות כפי שהיה עד עתה, אלא יכול לבצע את הבקרה בכל נקודת זמן. בנוסף מאפשרת המערכת ביצוע חיתוכים רלוונטיים לפי סכומים, מבצע ועוד.

אודות אוטופונט

אוטופונט הפועלת בישראל מ- 1990, הינה חברת תוכנה מובילה בתחום ה- Dynamic Enterprise Publishing – הפקה אוטומטית ודינאמית של תקשורת כתובה מותאמת לקוח. אוטופונט מפתחת ומשווקת את מערכת ה- FreeForm - תשתית טכנולוגית סטנדרטית ומודרנית לפרסונליזציה של התקשורת הכתובה עם הלקוח, תוך שיפור תהליכים וחסכון עלויות. FreeForm מציגה קונספט מהפכני, לפיו פיתוח הטפסים מבוצע ע"י אנשי הביזנס בארגון, ומבלי להזדקק לתוכניתנים כפי שנדרש במערכות אחרות.
שילוב של 20 שנות ניסיון בסביבה המשלבת עברית ולועזית, ישום "טפסים חכמים", דינאמיות מלאה ואינטראקטיביות – יחד עם כל אלו מפיקה פלטפורמת
ה- FreeForm למעלה מ-500 מיליון טפסי לקוח בשנה אצל גופי אנטרפרייז מובילים, ופועלת במרבית הבנקים בישראל, בחברות ביטוח ועוד.