ניהול פרוייקטים בעידן קורונה - כבר לא קמים בשבע, באים בשמונה והולכים בשש
ניהול פרויקטים בעידן הקורונה
ההרגל של לקום בשבע, להיות בשמונה וללכת בשש, הולך לפוג מהעולם
*מאת תומר סננס
ככה, בפתאומיות, בחודש מרץ השנה נדמה היה שהכל עמד מלכת. כמעט. כל מה ששמענו מכל עבר היה "קורונה", מבלי שידענו עדיין מהי ואיך מעכלים את השינוי שהיא הביא לחיינו הפרטיים והעסקיים גם יחד.
כשהיא הגיעה, הייתה חטיבת הפרוייקטים שאני מנהל, בשגרה ובשיא העשייה. היינו בעיצומו של ניהול מטריציוני במספר פרויקטים מקבילים, ממשלתיים, ציבוריים ופרטיים. בנוסף לעשיית מטה נרחבת של POC(Proof of Concept) +PRESALE-ים.
ואז הגיעה ההנחתה: המשרדים סגורים וכל העבודה עוברת הביתה. לקחנו נשימה עמוקה כדי להבין מה עושים ואיך. נדרשנו לחשיבה מהירה, הפרוייקטים הרי כבר "על האש". הבנו שהשגרה עוברת ל-HOLD וצריך לחשב מסלול מחדש.
בימים הראשונים, כשעוד לא באמת הבנו מה בדיוק קורה, דיסקסנו במחשבות איך להתנהל תוך כדי תנועה. תהינו, האם ומתי יגיע הטלפון מהלקוחות, שמבקש לעצור הכל. אבל מה שקרה זה ההפך הגמור, הפרוייקטים החלו להרים ראש יותר מתמיד ונפל האסימון שהקורונה הביאה לנו עבודה נוספת – דה פקטו!
לפני הקורונה הקמנו בבית חולים מוביל חדר שליטה של מסכי ONLINE למכלול מערך בית חולים ובו השתקפו עשרות מדדים.
פלטפורמה זו, שעבדה היטב בשוטף, הצמיחה בקשה לחמ"ל קורונה של מסכי ONLINE למדדי קורונה, כדי לדעת בכל רגע נתון כל מדד על כל חולי ומאושפזי קורונה.
דבר דומה קרה לנו במשרד ממשלתי; שם בנינו דשבורד קורונה קמעונאי – כלומר דשבורד שמטרתו למדוד את עלות הצריכה וסל מחירים בתקופת הקורונה, זיהוי של הרשתות המנצלות תקופה זו ומעלות מחירים, או לחילופין, מי נשאר לויאלי ללקוחות, היכן מסתמן צפי למחסור באחד מהמוצרים בסיס של סל המזון וכו'.
אלו דוגמאות לשני פרויקטים שצריכים, בשל הנסיבות והדחיפות, לעלות בזמן 0. ללא אפיון / גאנט / סביבות פיתוח מסורתיים.
התוצאה - עלייה במהירות האור במונחים של מערכות מידע חוצות ארגון.
קיבלנו גושפנקה (שאני אישית כבר אומר שנים) בזמן המשבר כי עולמות ה-DATA /BI/ANALYTICS הינם מהחשובים ביותר(!), שכן מדובר בתחומים ליבתיים בארגון ולא "תומכי לחימה". וזה נכון לכל ארגון.
הארגונים גילו מה שידענו כבר שנים, וכל מי שבא מוכן עם DATA מדיד שמספק תובנות יקל עליו להבין ולקבל החלטות טובות יותר. לארגונים שהשכילו להקים דאטא שכזה יש שליטה, הוא מוביל ולא מובל וקבלת ההחלטות שלו תהיה מבוססת ולא אקראית, ללא משברים פנים ארגוניים של חוסר סדר, כאשר יעילות ופרודוקטיביות מככבים..
בימי קורונה הבנתי שני דברים חשובים:
- שארגונים חייבים בשגרה, כמו בזמן משבר להתנהל על בסיס DATA איכותי ואמין שייתן למשתמש "שולחן עבודה" לקבלת החלטות. זוהי פלטפורמה הכרחית ברגיל בכלל ובמשבר בפרט.
- אפשרי להיות פרודוקטיביים מאוד בעבודה מרחוק, רק צריך לדעת לנהל זאת נכון.
ראשית, עלינו לסמוך על עובדינו, לשחרר את ה"אח הגדוול" כמו- לדעת מתי העובד מגיע ומתי עזב. זה לא מה שבאמת חשוב! עלינו לנהל את העבודה לפי תוצרים ותפוקות. באופן אישי הכנתי מידי בוקר רשימה של דברים שאני הייתי רוצה לקדם ולהספיק היום מול כל הפרויקטים שלי. ניצלתי את היכולת להעביר ולהאציל סמכויות לעובדים, תוך שאני מוודא מידי יום שאנחנו מסונכרנים על המשימות, תיעדוף משימות ולו"ז.
בכלל זה משהו שהקורונה לימדה אותנו (אותי לפחות) שיום עבודה הוא לא 9:00 עד 18:00 וברגע שאתה יותר גמיש אתה מאפשר לעצמך לסגור פינות גם בשעות לא "שגרתיות" .
נקודות חשובות נוספות הן: דליברי, שיחות תאום (פנים ארגוניות ומול הלקוחות), דיון בפרטים והשימוש במיילים ובווטסאפים ככלי עבודה יעיל. היה לנו חשוב, כמו בזמן שגרה, להגיב מהר, לפעמים להסיט משאבים מפרוייקט אחד לאחר. כל זה הצריך עבודה משותפת, אמפתיה וחשיפה מחוץ לקופסה.
מניסיוני וכפי שאני רואה זאת, הקורונה שינתה סדר עולם מאוד משמעותי שיהיה בעולמנו, כי מעתה ניתן לעבוד בתפוקות גבוהות גם מרחוק. וכל ההרגל של לקום בשבע, להיות בשמונה וללכת בשש, הולך לפוג מהעולם.
*הכותב הינו סמנכ"ל חטיבת פרויקטים - אופיסופט
